11ο Πανελλήνιο Συνέδριο Δικηγόρων Νομικών Υπηρεσιών Οι Paralegals είναι εδώ! Ο ρόλος τους για την νέα εποχή για τις Α.Ε.

Ράνια Μπαζίγου,

Η δυναμική του ρόλου μιας εταιρικής paralegal και η σχέση «εξάρτησης» με τον ρόλο του δικηγόρου έχουν αδιαμφησβήτητα αλληλένδετη μεταξύ τους επίδραση.
Μια επιτυχημένη συνεργασία μεταξύ in-house δικηγόρων και εταιρικών paralegals απαιτεί τη βούληση των δυο μερών για έναν κοινό στόχο, που είναι η διασφάλιση των συμφερόντων της εταιρείας. Όπως λένε άλλωστε, it takes two to tango!
Η ύπαρξη της νομικής υπηρεσίας σε μια ανώνυμη εταιρεία στοχεύει στην εύρυθμη λειτουργία της τελευταίας. Ο όρος «Νομική Υπηρεσία» αφορά σε ομάδες δικηγόρων και διοικητικών υπαλλήλων. Ανάμεσα στις δυο αυτές ομάδες, η ύπαρξη της εταιρικής paralegal, η οποία συνδυάζει άριστα τόσο την επαγγελματική κατάρτιση όσο και την επιχειρησιακή αντίληψη, κρίνεται αναγκαία.

Ο ρόλος μιας εταιρικής paralegal είναι υποστηρικτικός ως προς την ομάδα των δικηγόρων και η σωστή συνεργασία επιτυγχάνεται με την αδιαμφησβήτητη αντίληψη αυτών των ρόλων καθώς και με την ικανότητα των paralegals να αναγνωρίζουν νομικούς κινδύνους και δυνητικές υποχρεώσεις και να ενεργούν έγκαιρα και αποτελεσματικά. Η ερμηνεία του όρου “Paralegal”, όπως είναι αναρτημένη στη Wikipedia, αναφέρει ότι η paralegal είναι το εκπαιδευμένο άτομο που εκτελεί ουσιαστική νομική εργασία, πάντα υπό την καθοδήγηση και την επίβλεψη του δικηγόρου, ο οποίος φέρει την ευθύνη για το τελικό αποτέλεσμα. Η λέξη κλειδί σε αυτόν τον ορισμό είναι η λέξη «ουσιαστική», διότι εκφράζει το αποτέλεσμα της εργασίας μιας paralegal, προϊόν εξειδικευμένων ικανοτήτων και δεξιοτήτων, σε συνδυασμό με την, απαιτούμενη για τον ρόλο της, γνώση του νομικού πλαισίου.

Γράφοντας για τον ρόλο της εταιρικής paralegal και ως εργαζόμενη στο Αεροδρόμιο «Ελ. Βενιζέλος», σε αεροδρομιακούς όρους, η εταιρική paralegal είναι όπως ο ελεγκτής εναέριας κυκλοφορίας, που φροντίζει πάντοτε για την ομαλή και ασφαλή κυκλοφορία των αεροσκαφών κατά την προσγείωση και απογείωσή τους, έτσι και η εταιρική paralegal φροντίζει πάντα ο δικηγόρος να εξυπηρετείται ουσιαστικά σε κάθε βήμα της εργασίας του, όσο απαιτητική και εξειδικευμένη μπορεί αυτή να είναι. Συνεχίζοντας με αεροδρομιακή ορολογία, η εταιρική paralegal είναι το hub της Νομικής Υπηρεσίας, μέσω της οποίας γίνεται το flow των πληροφοριών με την ίδια την εταιρεία, τους εξωτερικούς συνεργάτες, τα τρίτα μέρη και τον υπόλοιπο κόσμο.

Πιο αναλυτικά, η εταιρική paralegal υποστηρίζει τους in-house δικηγόρους σε διάφορες πτυχές του εταιρικού δικαίου και της εταιρικής διακυβέρνησης (corporate law & corporate governance) έχοντας τη συνολική εικόνα της εταιρείας, των διευθύνσεων αυτής, των εταιρικών διαδικασιών και της εταιρικής κουλτούρας που εκφράζει και συνδέεται με την ίδια την εταιρεία. Η φράση “In house Paralegals have to be multi-tasking, see the big picture and be at all times quick on their feet!” ταιριάζει απόλυτα με το day-to-day business μιας εταιρικής paralegal. Η εταιρική paralegal θα πρέπει να διακρίνεται από διοικητικές και οργανωτικές δεξιότητες, όπως υπευθυνότητα και ικανότητα πρόβλεψης, ορθή αντίληψη και εκτίμηση των καταστάσεων προς άμεση διευθέτηση,  δυνατότητα αναγνώρισης νομικών κινδύνων και πιθανών υποχρεώσεων, αξιοπιστία και σχέση εμπιστοσύνης με την ομάδα των δικηγόρων, δυναμισμό, προνοητικότητα, ευελιξία, άνεση στις κοινωνικές επαφές (good customer service skills) και φυσικά, κατανόηση του νομικού συστήματος, των προθεσμιών και εν γένει εξοικείωση με το νομικό και εταιρικό περιβάλλον.

Είναι απόλυτα σίγουρο ότι, έχοντας αυτές τις δεξιότητες, η paralegal απαλλάσσει τους δικηγόρους από σημαντικό φόρτο εργασίας και συμβάλλει στην ταχύτερη και αποτελεσματικότερη εξυπηρέτηση τόσο των εσωτερικών πελατών (διευθύνσεις / τμήματα της εταιρείας) όσο και των εν γένει εξωτερικών συνεργατών (εξωτερικά δικηγορικά γραφεία). Η paralegal θα πρέπει να μπορεί να προβλέπει και να ειδοποιεί έγκαιρα τον δικηγόρο, κάνοντας χαρτογράφηση (mapping) καταστάσεων και ανθρώπων. Είναι σημαντικό να αναφερθεί ότι ο ρόλος μιας εταιρικής paralegal δεν είναι μόνο και απλά εκτελεστικός, θέλει κρίση και πρωτοβουλία, ταχύτητα και ακρίβεια και μεγάλη σημασία στη λεπτομέρεια, γιατί όπως λένε πολύ συχνά οι δικηγόροι “The devil is in the detail!”.

H εταιρική paralegal διεκπεραιώνει νομική έρευνα, συγκεντρώνοντας πληροφορίες για την προετοιμασία του δικηγόρου, όχι μόνο για τα δικαστήρια, αλλά και για την παρακολούθηση και τη νομική συνδρομή στα θέματα της εταιρείας. Συμμετέχει σε συναντήσεις των δικηγόρων με εσωτερικούς πελάτες, ελέγχει διάφορα έγγραφα ως προς την ορθότητα σύμφωνα με τις εταιρικές διαδικασίες και τη νομιμότητά τους αναφορικά με τα δικαιώματα υπογραφής των εξουσιοδοτημένων από το Δ.Σ. εκπροσώπων της εταιρείας και συντάσσει συμβάσεις βάσει υποδειγμάτων, τις οποίες φυσικά ελέγχει ο δικηγόρος πριν αποσταλούν σε αυτούς που τις έχουν αιτηθεί. Σε περιπτώσεις Μ&Α, πωλήσεων ποσοστών μετοχικού κεφαλαίου και due diligence, η συμβολή μιας εταιρικής paralegal κρίνεται νευραλγικής σημασίας. Επιπρόσθετα, η προετοιμασία και η σύνταξη του προϋπολογισμού της νομικής υπηρεσίας, όπως και η μετέπειτα παρακολούθηση και ο έλεγχος των δαπανών είναι σαφέστατα αρμοδιότητα της εταιρικής paralegal.

Επιπρόσθετα, τα καθήκοντα μιας εταιρικής paralegal συνδέονται άρρηκτα με τα ανώτατα όργανα της εταιρείας, όπως το Διοικητικό Συμβούλιο και τη Γενική Συνέλευση των Μετόχων και από διοικητικής άποψης, η paralegal φροντίζει για την ορθή τήρηση των πρακτικών συνεδριάσεων τόσο του Δ.Σ. όσο και της Γ.Σ. όπως και την καταχώριση και δημοσίευσή τους στην Υπηρεσία ΓΕΜΗ του ΕΒΕΑ, τηρώντας πάντα τις προθεσμίες βάσει Καταστατικού και Νόμου.
Αναφορικά με τον νέο νόμο για τις Α.Ε. (Ν. 4548/2018), οι εταιρικές paralegals μπορούν σαφέστατα να συνδράμουν στο έργο των δικηγόρων υποστηρίζοντάς τους στην διεκπεραίωση νέων απαιτούμενων ενεργειών συμμόρφωσης, όπως για παράδειγμα η τροποποίηση ενός Καταστατικού και όχι μόνο.